Hvordan gjøre det beste ut av åpent kontorlandskap?

Åpne kontorlandskap er kommet for å bli. I stedet for å drømme deg tilbake til cellekontoret, er det bedre å bruke energien til å gjøre det beste ut av det.

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: HR og ledelse

Kontorlandskap. Illustrasjonsbilde. Foto By VeronicaTherese - Own work, CC BY-SA 3.0
Kontorlandskap eller kontor uten vegger? (Foto – By VeronicaTherese – Own work, CC BY-SA 3.0).

I et rom der det oppholder seg mange mennesker blir rommet straks full av støy. Det finnes mange typer støy som kan utfordre konsentrasjonen vår i et åpent kontorlandskap: uønsket lyd (er definisjonen på støy), visuell støy (andres bevegelser, gjenskinn og lys), vårt behov for å ha kontroll på omgivelsene (Ubehag dersom noen konstant eller ofte går eller står bak ryggen din) og konsentrasjonsforstyrrelser (Konsentrasjon krever frihet fra alle typer (opplevd) støy.

Uønsket lyd – høy eller lav, brå eller jevn – trigger hjernen til kjapt å avgjøre om vi er i en «flykt» eller «kjemp» – situasjon. Å konstant bli utsatt for støy, utløser stresshormoner i kroppen vår.

Selv om hjernen gang etter gang konkluderer med at lydene du hører er helt harmløse, får du likefullt stresshormoner i kroppen når kroppen stadig eksponeres for ulike typer av støy kontinuerlig. Kroppen går i modus for forsvar for sikkerhets skyld.

Hjernen jobber med alt som skjer rundt deg

For hjernen fanger opp og prosesserer all lyd og alle bevegelser. Tenk deg at du er i et selskap. Alle står og prater dempet og det er en jevn summing i lokalet. Summingen i lokalet blir som et jevnt bakteppe til din egen småprat. Men plutselig fanger du opp at navnet ditt blir nevnt ett eller annet sted.

Hjernen din har gjennom all summingen likevel aktivt prosessert og behandlet all lyd i lokalet, og forteller deg nå at noen snakker om deg. Lyd er ikke et bakteppe for hjernen din. For hjernen hviler ikke. Den tar stilling. Den slår seg ikke av. Den passer på deg og omgivelsene dine hele tiden.

Slik vil hjernen også jobbe med å fange opp det som foregår i omgivelsene dine i et åpent landskap når du konsentrerer deg om arbeidet ditt. Selv om du bevisst registrerer bare noe av informasjonen i rommet, for eksempel arbeidsoppgavene dine, så bruker hjernen din mye energi på å registrere og behandle absolutt alt som skjer i rommet og avgjøre om informasjonen er relevant for deg og din sikkerhet eller ikke. I løpet av en lang arbeidsdag kan den jobben hjernen din gjør i tillegg til jobben din, få deg til å bli ganske sliten.

Fuglesang i jobblandskapet

Dette er kjent blant arkitekter og psykologer som bistår bedrifter med å tilrettelegge for åpne landskap. Derfor er trenden nå å lage «lydtapet» i åpne landskap. Gjerne med lyder vi biologisk er vant med fra naturens side og som skal signalisere trygghet og ro.

Vi vet at fuglesang er beroligende. Derfor kan man legge inn fuglesang i kontorlandskapet. Rennende vann er også beroligende. Men naturen har også lært biologien i oss også at også stillhet kan være veldig farlig. Stillhet er naturens måte å fortelle oss at det er fare på ferde. 10 mennesker i et landskap som er musestille, sender oss tilsvarende et nedarvet biologisk signal om fare til oss. Vi kan dermed oppfatte et «stille» kontorlandskap som et faresignal, og det kan være minst like stressende som støyen vi beskrev tidligere.

Samspill, følelser eller resultater?

Teorien bak åpne landskap har vært at samspillet skal bli bedre når kontorveggene rives. Denne tenkemåten har vært i tråd med en utvikling i arbeidslivet generelt mot mindre autoritær ledelse og mer egalitære kulturer på jobben.

Bort med sjefens hjørnekontor, autoritet og symbolmakt. Inn med likhet og samspill, større selvstendighet, autonomi, samarbeid og medvirkning, uten hemmende dører, vegger og «glasstak». Vi sitter alle på «gølvet».

Den mulige gevinsten for den ansatte i landskapet, blir dermed et mer mangfoldig miljø og ubegrenset samarbeidsmuligheter. Dette kan potensielt gi oss:

  • Større valgfrihet i lokalet. Vi kan jobbe sammen med dem som vi fungerer best sammen med. Vi liker andre og blir likt av andre. Dermed trives vi bedre i landskap.
  • Større grad av uformelle møter i et åpent landskap gir den enkelte større grad av synlighet og opplevelse av å være betydningsfull. Effektiviteten øker fordi antall valgmuligheter for den enkelte øker.
  • Ulike arbeidsmønstre kan oppstå ut fra hva som fungerer best for den enkelte, og ikke ut fra hva sjefen «bestemmer».
  • Økt fleksibilitet for den enkelte og for organisasjonen. Ved endringer og omstillinger er det ingen som «mister» hjørnekontoret sitt, plassen sin eller kolleger. Kommer det ny teknologi, så endrer vi oss med bare å flytte oss i landskapet.
  • De ansatte kan dele kunnskap seg imellom, spørre om hjelp og få støtte, uten å måtte «banke på» eller trenge seg på. Informasjon glir sømløst.

Den praktiske gevinsten med å hente ut gevinster av disse fordelene som er nevnt her har imidlertid vist seg vanskeligere å realisere.

Noen steder går faktisk samhandlingen i landskap drastisk ned fordi folk ikke tør snakke sammen når de er redde for å forstyrre andre. Eller de rømmer til hjemmekontoret for å få ro fra taletrengte kolleger til å kunne konsentrere seg.

Landskap eller kontor uten vegger?

Mange arbeidsgivere tror de bygger landskap, men bygger egentlig «kontor uten vegger». Og mange ansatte misbruker forskning i sin motstand og kritikk av kontorlandskap. De viser til forskning på kontorer uten vegger, og ikke på landskapsløsninger.

Mange tror de jobber i kontorlandskap, som jo innebærer ulike soner og tilstrekkelig med stillerom til ulike arbeidsoppgaver. Men de jobber i «kontorer uten vegger» der alt arbeid – både konsentrasjonsarbeid, telefonsamtaler og sosialt skvalder – foregår hulter til bulter i lokalet.

Mange forskningsrapporter om «ulemper med å jobbe i landskap» handler ikke om kontorlandskap i det hele tatt, men om slike «kontorer uten vegger», der det knapt finnes verken regler eller soner. Sjekk forskning på den type kontorløsninger og med de typer samspillsregler i landskapet som dere ønsker å jobbe i. «Kontorer uten vegger» har ingenting med kontorlandskap å gjøre.

Landskap «oppstår» ikke helt av seg selv. Samhandling i seg selv er fint, men for en organisasjon som skal levere resultater, er det å regne med at landskap gir samhandling som å ha bensin og motor, men mangle propell: «Veggløse kontorer» frigjør mye energi og skapes mye lyd, men det gir ingen fremdrift i arbeidet.

Må ta hensyn til ansattes behov og jobben som skal gjøres

Samhandling krever forberedelser (alene), organisering (av noen) og resultater (som skal iverksettes). Det skjer ikke bare fordi vi sitter i landskap.

Ledere som ikke er i stand til å vite hvordan resultatene blir skapt i kompliserte organisasjoner med høykompetente medarbeidere i et åpent landskap skal heller ikke bygge landskap. Arbeidsprosessene som skal til for å skape resultater må gjenspeiles i landskapet.

Det er bare ledere og stab frakoblet ansvaret for resultatene som synes det er lett å ta beslutninger om at arbeidstakere skal sitte i omgivelser som ikke er tilpasset den enkeltes maksimale produksjonsevne. Det er ofte interiørarkitekter, eiendomsavdelinger og HR-folk som vedtar «veggløse kontorer» og kaller dette for landskap. Gjerne på vegne av andre enn seg selv.

I DNB har de «nulltoleranse for kontor», uttalte HR-ledelsen nylig til NRK. Det minner meg om et sitat fra Fredrick W. Taylor i «Prinsippene for vitenskapelig bedriftsledelse» fra 1911:

“In the past the man has been first; In the future the system must be first.”

Når kontorutformingen i seg selv blir viktigere enn jobben som skal gjøres- og lederne ikke tar hensyn til behovene til dem som skal prestere godt hver eneste dag – da står systemet over virksomhetens behov og da kommer i praksis produktiviteten i andre rekke.

Åpne landskap er kommet for å bli

Åpne landskap er kommet for å bli. Det er en del faktorer som forteller oss dette:

1) Nær 30% av oss tar nå høyere utdannelse. Veldig mange flere enn før sitter på kontor.

2) Det foregår en stor tilflytting til byene. Denne urbaniseringen presser opp prisene på kontorlokaler i byene. Åpne landskap effektiviserer et kontorbygg med nær 50%. Free seating ytterligere litt til. Vi kan ikke bygge dobbelt så mange kontorbygg i byene våre som vi allerede gjør i dag. Det er simpelthen ikke plass.

3) Mange kontorer står tomme deler av uken. Vi arbeider ikke bare ved kontorpulten lenger. Ipad, smarttelefon med e-post, trådløse nett og laptopper som veier mindre enn et kilo gjør at vi reiser mer, jobber hjemmefra, er ute hos kunder eller i møter. Eller er på konferanse på et sted der flybilletten bare kostet 300 kroner og vi hører på foredrag mens vi svarer på e-posten samtidig.

Summen av alt dette gjør at vi ikke kan ønske oss tilbake til de gamle kontorene våre. Det er ikke mulig å få til fremover.

Det som er mulig er å ta hensyn til våre menneskelige behov for konsentrasjon, ro, samarbeid som gir resultater og individuell tilpasning ut fra hva som gir best resultater for den enkelte.

Et velfungerende kontorlandskap bør blant annet regne:

  • Minst 17–23 kvadratmeter areal per ansatt inkludert fellesarealer.
  • Ett stillerom per seks ansatte i åpent landskap.
  • To stoler per ansatt, i tillegg til kontorstolen (møterom, kantine, kaffebar etc.)
  • Mindre enn syv meter avstand mellom arbeidsplass og vindu.

Husk at et kontorlandskap har ulike soner for ulikt arbeid, samarbeid, støynivåer og konsentrasjonsnivå. «Veggløse kontorer» har ikke dette.

Referanse:

Denne artikkelen er publisert som blogginnlegg på Kjetil A. Vedøys fagblogg om HR og ledelse 12. desember 2019 med overskriften «Er det bra med kontorlandskap?».

Foto: By VeronicaTherese – Own work, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=6036705

Tekst: Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *