Vi må snakke om mobilbruken på møter

Bruk av mobiltelefon i møter er blitt et vanlig fenomen de siste årene. I en undersøkelse Sifo har gjort i oppdrag for Telenor i Sverige, ønsker ni av ti å ha mobilfrie møter, og åtte av ti irriterer seg over kollegers mobilbruk.

Samtidig sier omtrent like mange at de selv har brukt mobil i møter.

I mange organisasjoner er bruk av mobil i møter ansett som en uønsket adferd som like fullt aksepteres i praksis. Det er blitt en del av møtekulturen på like linje med at laptoper står på bordene.

Negative effekter av mobilbruk

Hva er så de negative effektene av mobilbruk i møter?

• For det første blir du mindre tilstedeværende, en del av oppmerksomheten rettes mot mobilen fremfor samhandlingen. Manglende oppmerksomhet gjør det vanskeligere å få til god kunnskapsutveksling. Bare det faktum at mobilen ligger fremme på bordet, kan gi mindre tilstedeværelse. Noe av oppmerksomheten er da rettet mot mobilen.
• For det andre forstyrrer mobilbruken andre deltagere på møtet. Det går fort utover andre sin konsentrasjon. De blir lett irritert og distrahert og det påvirker igjen stemningen, flyten og fremdriften i møtet.

Dårlig møtekultur koster milliarder

Ulike studier viser samtidig at nærmere halvparten av møtene vurderes som bortkastet. Mange ledere bruker også godt over av halvparten av tiden sin på møter, når reise er inkludert. Regnestykket blir overveldende. Dårlig møtekultur koster det norske samfunnet flere milliarder kroner hvert år. Dårlige møter gir nedsatt trivsel som igjen påvirker produktiviteten.

I denne sammenhengen bidrar ikke uvettig bruk av mobil til en bedre møtekultur.

Hvorfor bruker så mange arbeidstagere mobil i møtene likevel?

For det første føler mange at de har en forpliktelse til å være konstant tilgjengelig, særlig for viktige kontakter.

For det andre er mobilbruk blitt en del av vår adferd og identitet. Det er blitt en vane å dra frem mobilen. Møtedeltagerne ser heller ikke konsekvensen av sin egen mobilbruk, særlig ikke hvordan det forringer andres tilstedeværelse.

For det tredje er det mange deltagere som kjeder seg i møter, og de bruker da heller tiden til å sjekke epost og sosiale medier. De føler, med en viss rett, at det er en mer fornuftig bruk av tiden.

Lag kjøreregler for mobilbruk

Hva kan vi gjøre for å hindre uvettig mobilbruk i møter?

Et viktig grep er å definere kjøreregler for mobilbruk i organisasjonen: Hva er akseptabel og uakseptabel mobilbruk? Hvordan forholder vi oss til uakseptabel mobilbruk?

Kjøreregler bør også drøftes for bruk av bærbar pc. Når organisasjonen har felles kjøreregler må de påminnes ved oppstarten av møter. Da får møtelederen større mandat til å stoppe uønsket adferd. Noen ganger må en deltager være tilgjengelig på mobilen fordi det kommer en veldig viktig samtale eller melding. Da kan denne deltageren informere om det på forhånd og ta samtalen på gangen.

Planlegg møtene bedre

Et annet grep for å få ned mobilbruk i møtene er at møtelederen planlegger møtet godt. Mye mobilbruk kan nemlig være et tegn på dårlig planlegging og møteledelse. Det bør være et klart formål med alle sakene som tas opp, med et avklart tidsbruk.

Møtelederen bør dessuten innkalle møtedeltagere som har noe reelt å gjøre i møtet. Hvis møtedeltagerne er til stede på saker som ikke angår dem, er terskelen lav for å fiske opp mobilen eller feste blikket i PC-en.

For noen møtedeltagere er det bare én sak som angår dem, og da bør de gjerne bare delta på den delen av møtet.

Bedre møteledelse

Et tredje grep er knyttet til selve møteledelsen:

• Aktiv involvering av deltagerne underveis gjør deltagerne mer engasjert. Det finnes en rekke involveringsmetoder som bidrar til at alle deltagerne blir mer aktive.
• Diskusjonen må styres, så den ikke sporer av og blir unyttig for flere.
• Presentasjoner under møtet bør være relevante og kortfattet. Hvis de blir lange og kjedelige, går hånden fort ned i lommen.
• Møtene må generelt ha retning, fremdrift og gi resultater, noe som gjør det mindre interessant å bruke mobilen.

All mobilbruk på møter er ikke negativ. Noen ganger kan det være nyttig å bruke mobil i møter hvis det har et klart formål. Deltagerne kan for eksempel bruke mobilen til å innhente raskt informasjon eller dokumentere fortløpende resultater, hvis ikke bærbar pc anvendes. Mobilbruk kan også brukes til avstemninger når viktige beslutninger skal tas. Men som oftest har mobilbruken ikke noe klart formål, det er mer en uvane som skyldes kjedsomhet og ønske om å bli underholdt.

Mobilbruken er en indikator på en dårlig møtekultur, som til syvende og sist påvirker trivselen og produktiviteten i organisasjonen.

Referanse:

Artikkelen er publisert i Dagens Næringsliv 24. november 2018 (og på dn.no dagen før).

Tekst: Professor Erik Lerdahl, Westerdals institutt for kommunikasjon og design ved Høyskolen Kristiania.