Slik overlever du lenge på hjemmekontoret

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: Effektiv på hjemmekontor

Veldig mange opplever nå sin første lange periode på hjemmekontor. De fleste av oss har erfaring med hjemmekontor kun fra korte, frivillige perioder. Da har vi brukt hjemmekontor som avlastning ved konsentrasjonsarbeid eller som en fleksibel ordning i forbindelse med barnepass eller en reise til hytta en torsdag og fredag.

Nå skal du trolig sitte alene på hjemmekontor mye lenger enn du er vant til. Da må du ta helt andre forhåndsregler for å ta vare på deg selv og dine kolleger på arbeidsplassen din.

I mediene leser vi om at det nå arrangeres sosiale nettmøter om alt fra vinklubber til pubmøter, fra strikkeklubber til bokklubber og pokerlag. Alt for at mennesker skal fortsette å pleie sine sosiale relasjoner i privatlivet selv om vi nå alle mer eller mindre sitter i karantene eller i isolasjon fra omverden.

Verdifulle sosiale relasjoner

Nå skal mange av oss oppleve å jobbe i uker – ja kanskje måneder – hjemme. Vårt sosiale nettverk på jobben er veldig viktig for vår trivsel. Men nå skal vi ikke lenger møte kolleger ved kaffemaskinen når vi trenger en pause, vi skal ikke være sosiale inne på nabokontoret eller småprate med gode kolleger i lunsjen om hva vi har gjort i helgen. Mange vil etterhvert føle seg mer og mer ensomme og alene. Motivasjonen vår kan fort forsvinne når vi fremover ikke lenger vil få dekket våre behov for fellesskap, småprat og sammenkomster på jobben.

Går det lang tid mellom hver gang vi møter hverandre ansikt til ansikt, forvitrer relasjonene og resultatene man vanligvis forventer i et samarbeid uteblir. Svakere sosiale samarbeidsrelasjoner er også en sikker oppskrift på misforståelser, dårlig kommunikasjon og svakere relasjonell tilknytning mellom kolleger.

Kolleger har vanligvis behov for å møte hverandre og koordinere arbeidet og rydde opp i løse tråder. Dette behovet endrer seg ikke selv om vi nå skal samarbeide med våre kolleger via hjemmekontor.

Mange hendelser på hjemmekontoret fremover kan bidra til å forsterke følelsen av isolasjon og mangel på sosial kontakt. Her er noen utfordringer du må være oppmerksom på, og konkrete råd for hvordan du kan håndtere dem.

Utfordring 1: Du opplever at beslutninger tas uten at du har vært involvert

Som teammedlem vil man kjenne seg isolert og utenfor dersom lederen din eller noen i teamet ditt tar beslutninger uten at du blir tatt med på råd. Det ringes, møtes og besluttes helt utenfor de ordinære involveringsveiene på arbeidsplassen din. Dette kan – i tillegg til å skape frustrasjon – oppleves som en ytterligere isolering av deg på hjemmekontoret.

I starten av en krise eller en helt ny situasjon skjer det mye nytt og det blir tatt raske beslutninger helt på siden av de vanlige beslutningsveiene. Husk at dette mest sannsynlig er midlertidig. Du kan bidra til at det igjen etableres gode og hensiktsmessige involveringsprosesser i avdelingen din.

Dette kan du gjøre:

1. Foreslå at det skal etableres faste digitale møtepunkt, der dere går igjennom aktuelle saker og beslutninger. Dette kan være morgenmøter eller ukentlige oppsummeringsmøter. Det viktige er at dere etablerer en rutine som alle er kjent med og som er forutsigbar for alle i teamet.
2. Ring kolleger du har god kontakt med og prat med dem. Spør dem hvordan det går med dem. Fortell hva du tenker og hva du føler. Let etter løsninger sammen. Som vanlig blir utfordringene våre mindre om vi deler dem med noen.
3. Snakk med sjefen din om betydningen av å få på plass rutiner i en kaotisk hverdag. Trolig er lederen din glad for alle innspill som kan gjøre henne til en bedre leder i en krevende situasjon.

Utfordring 2: Du opplever at du jobber dag og natt, likevel forventes det mer 

Oppgaver som tidligere var lette å utføre, og som var en del av den daglige rutinen, er nå plutselig krevende å få til, og krever mye mer koordinering og tid. I tillegg må du lære deg helt ny programvare. Mennesker som tidligere satt rett ved siden av deg på kontoret, er nå nesten umulig å få tak i.

Når alle i avdelingen din blir kastet ut på dypt vann samtidig, har ingen lenger tid til hverandre. I tillegg er det sånn at forventningene du har til deg selv ikke har fått tid til å endre seg. Du forventer kanskje fremdeles at du skal klare å gjøre vanlige rutineoppgaver, selv om disse nå tar dobbel så lang tid å utføre som vanlig. I tillegg forventer du kanskje av deg selv at du skal fikse ny teknologi, nye møteformer og nye oppgaver like lett som det du opplever at kollegaene dine nå gjør.

Vi beholder de gamle forventningene til oss selv, på tross av at alle arbeidsoppgavene våre i realiteten er helt nye.

Dette kan du gjøre:

1. Kartlegg hva du bruker tiden din på. Det kan hjelpe deg til å få justert både forventninger og arbeidsoppgaver sammen med lederen din.
2. Avtal faste møtetider med kolleger du samarbeider mye med. Ta kontakt med kolleger som du tidligere hadde i din umiddelbare fysiske næret og som du samarbeidet mye med, og spør om dere kan ha et fast møtetidspunkt hver dag.  Da kan du samle opp alle spørsmål og informasjon på en liste i løpet av dagen, og effektivt koordinere og utveksle informasjon. Du vil spare deg selv for mye frustrasjon og tid på å prøve å få tak i kolleger på denne måten.
3. Be kolleger om hjelp. Send en e-post til kolleger og ledere og spør om noen har funnet gode instruksjonsvideoer på nettet på den programvaren du nå må lære deg. Det kan gå mye fortere enn å lese IT-avdelingens uforståelige 25 siders opplæringsPDF.

Utfordring 3: Skillet mellom arbeid og fritid viskes ut

Under en krise snus alt på hodet veldig fort. Skal dere klare å jobbe hjemmefra over lang tid, må det etableres et bærekraftig skille mellom privatliv og jobb. Det må etter hvert bli hverdag på hjemmebane.

Bruk tid og energi i avdelingen på å klare å etablere hensiktsmessige rutiner som skiller klart mellom jobb og hjemmeliv.

Dette kan du gjøre:

1. Tydelig start og slutt på arbeidsdagen: Oppfordre lederen din til å være tydelig på når arbeidsdagen starter og når den slutter. Mange føler seg forpliktet til å svare på meldinger når det ikke er etablert et klart skille mellom fritid og arbeidsliv på hjemmekontoret. Dette handler både om reelle og egne forventninger. Selv om det er lett å sende en e-post eller å ta en telefon hele døgnet, er det noe helt annet å forvente at medarbeiderne skal svare hele døgnet.
2. Eksplisitt avtale om arbeidsfordeling på hjemmebane. Mange opplever også at det kan være vanskelig å være skjermet fra familiære forpliktelser når man har hjemmekontor. Å ta oppvasken, lage middag eller passe barn kan fort bli implisitte forventninger fra ektefellen når «du jo skal være hjemme likevel». Fordel alle huslige arbeidsoppgaver gjennom uken. En eksplisitt avtalt arbeidsfordeling er mye bedre enn en implisitt forventning mellom ektefeller og samboere.
3. Lag fysiske soner for arbeid og for fritid. En annen problemstilling de færreste tenker over er at vi gjerne assosierer ulike følelser med de stedene vi oppholder oss. At hjemmet blir omgjort til en arena du forbinder med jobbstress, tidsfrister og evig kimende telefoner, i stedet for et sted der det skal være ro, trygghet og fritid, kan være et problem i seg selv. Lag deg fysiske soner for arbeid og for fritid. Rydd bort PC, mobiltelefon og papirer når det er familietid.

Når du skal jobbe hjemmefra, er det viktig å vite at dette også har en kostnad. For deg, for dine kolleger og for familien din. Du må ta aktive valg for å få til en god arbeidssituasjon hjemme som skal vare over tid.

Referanse:

Denne artikkelen er skrevet spesielt for Kunnskapsmagasinet Kristiania og første gang publisert 2. april 2020.

Hjemmekontor kan by på utfordringer. Her får du råd om hvordan du kan løse dem. Illustrasjonsbilde. Photo by Agnieszka Boeske on Unsplash.

Tekst: Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.