Bør vi legge samlinger og «kick-offs» til ukedager eller til helger?

SPØR KRISTIANIAS EKSPERTER: HR, Ledelse og arbeidsliv

Har du spørsmål om HR, ledelse eller arbeidsliv? Få svar fra forskere og eksperter ved Høyskolen Kristiania. Send dine spørsmål på epost til: audun.farbrot@kristiania.no

Spørsmål fra bedriftsleder: Vi ønsker er å ha fremtidige samlinger for medarbeidere på hverdager, både for å beskytte de ansattes fritid og for å unngå å bli satt i sammenheng med de siste månedenes avsløringer om at ansatte jobber på såkalt «dugnad», som for eksempel nyhetsoppslag om XXL, Power og Elkjøp. Fordi dette ønsket møter endel motbør internt hos andre ledere i organisasjonen, skulle vi gjerne hatt de faglige argumentene for å legge slike samlinger til ukedager eller helger. Hva er fordelene og ulempene ved å legge bedriftssamlinger og kick-offs for ansatte til helgene?

Svar:

Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania svarer.

Regelverket om arbeidstid er svært vanskelig å håndheve, og dette er en av grunnene til at kommuner og virksomheter fort kommer opp i 100 000 brudd på arbeidsmiljøloven. Å reise eller forskyve arbeidstid krever derfor gode interne rutiner.

Det finnes selvfølgelig ryddige måter å håndtere dette på.

Her er noen bestemmelser organisasjonen må ta hensyn til:

1. Definisjon av arbeidstid: Arbeidstiden er den tiden arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver. Dette betyr på en samling at den tiden der det er obligatorisk (faglig) program, så skal dette regnes som arbeidstid. Normalt vil ikke reisetid telle, men er dette bestemt i tariffavtalen, så skal reisetiden også med.
2. Arbeidsmiljøloven stiller krav til hviletid. Den sier 11 timer sammenhengende hvile i løpet av 24 timer. (merk definisjonen på arbeidstid) og 35 timer i løpet av syv dager. Men det er en rekke muligheter til å avtale seg bort fra reglene med tillitsvalgte. (se AML 10 – 8)
3. Husk at arbeidstidsreguleringen kan være strengere i tariffavtalene. Men, de kan også gi flere muligheter for unntak.
4. Dersom dere reiser bort, så kan ukehvilen tas med reisedag på for eksempel søndag, med en tidlig avslutning lørdag. Kravet om 35 timers hvile i løpet av en uke kan eventuelt også oppfylles med en sen start påfølgende mandag for å ivareta kravet om 35 timers hvile.

Samling i helg eller ukedag?

Helger brukes oftere til samlinger dersom man skal reise litt lengre, gjerne utenlands, slik at reisetiden hjem kan brukes som en del av  ukehvilen.

De ansatte skal ha kompensert for den tiden de står til disposisjon (f.eks. kurs/ aktiviteter) men ikke for reisen og «frivillige» måltider, og dermed legges gjerne disse aktivitetene opp mot en helg.

Det er mange fordeler med å reise litt, blant annet fordi man da holder gruppen samlet, og ansatte ikke besøker venner og kjente eller går på konserter på kveldene, fordi de ikke står til arbeidsgivers disposisjon.

Den totale arbeidstiden for uken vil stort sett bli den samme for de ansatte uansett om det er samling eller ikke, men for lederne vil kostnadene kanskje føles litt høyere når verdifull arbeidstid i uken forsvinner fordi de ansatte er på reise. Det er verdt å understreke at den totale arbeidstiden uansett ikke kan overstige lovens maksimumsgrenser, slik at også en ansatt som har jobbet i helgen, må erstattes med vikar for å sikre ukehvile og maksimal ukentlig arbeidstid.

Råd til ledere

Her er et forslag til en fremgangsmåte for å gjøre dette ryddig:

• Diskuter løsninger med tillitsvalgte og eventuelt verneombud i forkant av samlingen.
• Kommuniser tydelig til alle ansatte hvordan arbeidstid beregnes, og hvordan eventuell mertid eller overtid kompenseres for.
• Hjelp lederne med å planlegge en totalbelastning for den enkelte slik at den er innenfor lovens rammer i løpet av en uke. Det er en misforståelse dersom lederne tror at de ansatte kan jobbe hele uken, og deretter stå til arbeidsgivers disposisjon hele helgen. De må planlegge med vikarer, o.l. uansett påfølgende uke, fordi den totale arbeidsbelastningen og ukehvile ikke skal komme i konflikt med lovens eller tariffavtalens regler.

Tommelfingerregel:

Reise lagt? Legg dette inn i helgen, bruk helgen til reisetid om mulig.

Reise kort? Det kan være billigere med tanke på arbeidstid og reisekostnader. Men det vil da være vanskeligere å holde gjengen samlet.

Kvaliteten på samlingene vil i alle tilfeller avgjøres av hvordan de gjennomføres.

Tekst: Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.